Office du Carré · BrouillonIA

Guide d'utilisation

Vous tenez votre tableau de suivi. L'assistant lit, prépare les courriers en brouillon dans Outlook, et suit les réponses des clients. Vous relisez et vous envoyez.

Comment ça marche, en un coup d'œil

📝

1. Vous saisissez

Une ligne dans le tableau de suivi (n° dossier, parties, bien…).

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2. L'assistant lit

Toutes les 1–2 min, il relit le tableau et les mails du dossier.

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3. Il prépare

Les bons courriers, en brouillon dans Outlook. Il n'envoie jamais.

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4. Vous envoyez

Vous relisez chaque brouillon et l'envoyez quand il vous convient.

Les 3 règles d'or

Trois conditions sans lesquelles l'assistant ne peut pas travailler. Ce sont les erreurs les plus fréquentes :

1Remplir les cases de démarrage d'un coup

Un dossier ne « démarre » (et donc l'assistant ne prépare rien) que lorsque ces cases sont toutes remplies : N° dossier, Collaborateur, Nom et Email de l'acquéreur, Nom et Email du vendeur. Le réflexe : les saisir ensemble à l'ouverture. Tant qu'il en manque une, aucun courrier ne part — ce qui évite qu'un mail parte à moitié rempli (« Chère Madame ____ »).

2Fermer le fichier après avoir saisi

Tant que le tableau est ouvert chez vous, l'assistant ne peut ni enregistrer ses colonnes automatiques, ni voir vos dernières lignes. Le réflexe : saisir → enregistrer → fermer.

3Écrire dans les bonnes colonnes

Chaque information dans sa colonne (le nom du vendeur dans « Nom vendeur »…), pas tout dans une seule case. Pour les cases OUI/NON, écrire exactement OUI ou NON.

Votre tableau — qui remplit quoi

Colonnes grises — celles que vous aviez déjà (n° dossier, adresse, parties, prix…). Vous les remplissez à l'ouverture du dossier.

Colonnes bleues — les cases OUI/NON à cocher (« Cabinet rédige la promesse », « Commune hors métropole », « Recours au prêt »…). Ce sont ces réponses qui déclenchent les bons courriers.

Colonnes vertes — remplies automatiquement par l'assistant (suivi des pièces, dates). Vous n'y touchez pas ; vous les regardez se remplir.

⚠ Un dossier n'avance que si ses cases bleues sont renseignées. Si un courrier « attend une information », l'assistant vous dit précisément laquelle cocher.

🔎 Le tableau est large (beaucoup de colonnes). Pour atteindre une colonne sans scroller : cliquez sur la zone Nom (en haut à gauche, à côté de la barre de formule) ou faites Ctrl + G / Ctrl + F, puis tapez le nom ou la référence de la colonne. Vous pouvez aussi figer les premières colonnes (Affichage → Figer les volets) pour garder le n° de dossier visible.

Les colonnes que vous remplissez :

À l'ouverture du dossier (grises) : N° dossier, Adresse du bien, Commune, Prix, Nom & Email du vendeur, Nom & Email de l'acquéreur. Indispensables pour démarrer (sinon aucun courrier) : N° dossier, Collaborateur, Nom & Email des deux parties, et les trois colonnes de personnes — Rédacteur, Formaliste et Cheffe de service (tout à droite du tableau). Ce sont les adresses mail de ces trois personnes : elles indiquent à qui envoyer chaque courrier. Tant que ces trois cases sont vides, le dossier ne démarre pas.
Les cases OUI / NON (bleues, à cocher au fil du dossier) : Recours au prêt, Copropriété, Cabinet rédige la promesse, Commune hors métropole, Négo ODC, Prêt en cours vendeur, Virement compromis reçu, Virement acte reçu.

Les colonnes vertes sont gérées par l'assistant : le suivi des pièces (très nombreuses, à droite du tableau), mais aussi Financement confirmé et Préemption purgée, qu'il renseigne tout seul. Vous n'avez pas à les remplir.

Le déroulé d'un dossier

Vous ouvrez le dossier : une nouvelle ligne, avec les cases de démarrage remplies (n° dossier, collaborateur, noms et emails des parties, et les colonnes Rédacteur, Formaliste, Cheffe de service).
L'assistant prépare l'attribution (brouillon dans la boîte de la cheffe de service) : le dossier est confié à un rédacteur.
La cheffe envoie ce mail d'attribution au rédacteur. C'est en détectant ce mail dans la boîte du rédacteur que l'assistant prépare l'étape suivante — l'accusé de réception + le questionnaire à envoyer au vendeur. Tant que l'attribution n'est pas envoyée, l'accusé n'est pas préparé.
Le vendeur remplit son questionnaire via le lien reçu. Selon ses réponses, l'assistant demande les bonnes pièces (mairie, syndic, banque…) et coche « demandé » dans le tableau.
Le dossier avance : suivi du financement, préparation du rendez-vous, projet d'acte, information avant signature — chaque étape prépare son courrier.
Vous relisez et envoyez chaque brouillon quand il vous convient.

La lecture des mails et des pièces jointes

L'assistant lit les mails de la boîte du dossier — les réponses des clients comme vos propres envois — pour faire avancer le dossier :

Un vendeur ou un acquéreur répond par mail (« voici mon RIB… ») : l'assistant le lit, reconnaît la pièce, et coche « reçu » dans le tableau.
Il lit aussi les pièces jointes (relevé, RIB, document) et en extrait l'information utile — via une intelligence artificielle française, hébergée en France.
Il tient compte de vos envois pour calculer les relances au bon moment.

⚠ Pour qu'un mail soit rattaché au bon dossier, le n° du dossier doit figurer dans l'objet du mail.

Ça ne se passe pas comme prévu ?

« J'ai ajouté un dossier mais rien ne se passe. »

Vérifiez dans l'ordre : (1) les cases de démarrage sont toutes remplies (N° dossier, Collaborateur, noms & emails des deux parties, et les colonnes Rédacteur, Formaliste et Cheffe de service — tout à droite du tableau) — s'il en manque une, le dossier ne démarre pas ; (2) vous avez fermé le fichier ; (3) laissez passer 1 à 2 minutes. Le journal d'activité affiche en haut, dans un encart « ⏳ En attente de démarrage », les dossiers bloqués et les cases précises qu'il leur manque.

« L'accusé / le questionnaire n'arrive pas au rédacteur. »

L'accusé n'est préparé qu'une fois que la cheffe a envoyé le mail d'attribution au rédacteur. Vérifiez que ce mail a bien été envoyé (pas seulement préparé) et qu'il garde le mot « attribution » dans son objet.

« Les colonnes automatiques ne se cochent pas. »

Le fichier est probablement resté ouvert quelque part (un onglet, un autre appareil). Fermez-le complètement.

« Un brouillon dit qu'il manque une information. »

Normal et voulu : l'assistant vous indique exactement la case à cocher. Renseignez-la, fermez le fichier, le courrier se préparera.

« Un mail de réponse n'a pas été pris en compte. »

Le n° du dossier doit être dans l'objet du mail, sinon l'assistant ne sait pas où le classer.

💡 Pour voir en direct ce que l'assistant fait (brouillons préparés, mails lus), consultez le journal d'activité depuis la page d'accueil.

Ce que l'assistant ne fait jamais

Vos garanties

Il n'envoie jamais un mail. Il prépare des brouillons ; c'est toujours vous qui relisez et envoyez.
Il n'invente jamais une information. S'il ne sait pas, il laisse un repère « ____ » à compléter à la main — il ne comble pas les trous tout seul.
Il ne prépare jamais deux fois le même courrier. Si vous relancez, il ne refait pas ce qui est déjà fait.
Il ne touche à rien d'autre que votre tableau de suivi et les mails du dossier. Les informations restent dans l'environnement de l'étude.
En cas de doute sur un courrier : ne l'envoyez pas. C'est un brouillon, il ne part pas tout seul.